Con la risposta all’interpello n. 798 del 3 dicembre 2021, l’Agenzia delle Entrate ha esaminato il caso prospettato da un datore di lavoro intenzionato a rimborsare ai propri dipendenti i costi sostenuti per l’espletamento dell’attività lavorativa da remoto.
I fatti oggetto di interpello
Il datore di lavoro istante è una scuola che, allo scopo di facilitare una transizione digitale delle proprie attività di docenza, intende rimborsare al proprio personale scolastico le spese funzionali allo svolgimento della didattica opportunamente documentate e anticipate.
Tali spese attengono a dotazioni “IT”, carta, toner e connessione internet ed il loro rimborso sarà subordinato a specifica domanda parte degli aventi diritto nonché non potrà superare la misura massima di Euro 520,00 per ciascun richiedente.
Nella risposta ad interpello viene illustrato come “al fine della determinazione del rimborso massimo da erogare ai propri dipendenti, l’istante ha elaborato dei criteri oggettivi ed analitici che permettono di determinare per ciascuna tipologia di spesa la quota di costi risparmiati dal datore di lavoro e sostenuti dal lavoratore”.
Tale metodo di determinazione del costo è fondato, in parte, su dati statistici derivanti da ricerche di mercato (ad esempio, la quantificazione della vita media utile dei dispositivi IT e la quantificazione dei costi medi per il consumo della carta e per la connessione alla rete) e, in altra parte, sulla rilevazione dei dati concernenti le ore impiegate dal personale nella didattica a distanza.
Il principio di onnicomprensività del reddito di lavoro dipendente
Con specifico riferimento al trattamento fiscale da riservare ai rimborsi così quantificati, l’Agenzia delle Entrate opera una ricognizione della normativa di settore, di cui all’art. 51 del Decreto del Presidente della Repubblica 22 dicembre 1986, n. 917 (il “TUIR”).
Tale previsione normativa dispone che costituiscono reddito di lavoro dipendente “tutte le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro. Si considerano percepiti nel periodo d’imposta anche le somme e i valori in genere, corrisposti dai datori di lavoro entro il giorno 12 del mese di gennaio del periodo d’imposta successivo a quello cui si riferiscono”.
Con la predetta disposizione viene, in sostanza, sancito il c.d. “principio di onnicomprensività” del reddito di lavoro dipendente, in base al quale “sia gli emolumenti in denaro sia i valori corrispondenti beni, servizi ed opere offerti dal datore di lavoro ai propri dipendenti, costituiscono redditi imponibili e, in quanto tali, concorrono alla determinazione del reddito di lavoro dipendente”.
Ne discende – come osservato dall’Agenzia delle Entrate – che “tutte le somme che il datore di lavoro corrisponde al lavoratore, anche a titolo di rimborso spese, costituiscono per quest’ultimo reddito di lavoro dipendente”.
L’Agenzia ricorda che, in relazione alla rilevanza reddituale dei rimborsi spese erogati dai datori di lavoro, possono essere esclusi da imposizione i rimborsi riguardanti spese diverse da quelle sostenute per produrre il reddito di competenza del datore di lavoro, quando anticipate dal dipendente (ad esempio, per l’acquisto di beni strumentali disodico valore, quali la carta per la fotocopiatrice o la stampante, le pile della calcolatrice).
Tale orientamento è illustrato da consolidata prassi dell’autorità fiscale, in particolare nelle risoluzioni 9 settembre 2003, n. 178/E e 7 dicembre 2007, n. 357/E.
Le modalità di quantificazione del rimborso spese
Ai sensi della prassi dell’istituto, le spese sostenute dal lavoratore e rimborsate dal datore in modo forfetario sono escluse dalla base imponibile ove il legislatore abbia previsto un criterio volto a determinarne la quota che, dovendosi ritenere riferibile all’uso nell’interesse del datore di lavoro, può essere esclusa dall’imposizione.
Circa la modalità di determinazione dell’ammontare della spesa rimborsata, nella risoluzione 20 giugno 2017, n. 74/E, l’Agenzia delle Entrate ha affermato che “qualora il legislatore non abbia provveduto ad indicare un criterio ai fini della determinazione della quota esclusa da imposizione, i costi sostenuti dal dipendente nell’esclusivo interesse delatore di lavoro, devono essere individuati sulla base di elementi oggettivi, documentalmente accertabili, al fine di evitare che il relativo rimborso concorra alla determinazione del reddito di lavoro dipendente”.
Nel caso oggetto di interpello, è emerso come il rimborso riconosciuto dalla scuola ai dipendenti per l’utilizzo dei dispositivi IT sia basato su parametri “oggettivi diretti a determinare i costi risparmiati dall’ente che, invece, sono stati sostenuti dal dipendente nell’espletamento della propria attività lavorativa”.
Pertanto, in ragione della modalità di determinazione analitica delle somme, l’Agenzia delle Entrate ha ritenuto che le somme erogate dalla scuola al fine rimborsare i dipendenti dei costi sostenuti nell’interesse del datore di lavoro non siano imponibili ai fini IRPEF.