Dematerializzazione e conservazione delle note spese. Nuovo intervento dell’Agenzia delle Entrate

Con Risposta all’ Interpello n. 142 del 2024 l’Agenzia delle Entrate è stata chiamata nuovamente ad intervenire sul trattamento, in termini di conservazione, della documentazione relativa a note spese e giustificativi allegati sostenuti dai dipendenti durante le trasferte, con un riferimento specifico ai servizi di trasporto taxi saldati normalmente con carta aziendale.

Oggetto dell’Interpello è la volontà della Società Istante, tramite adeguato sistema informatico, di procedere alla dematerializzazione della documentazione soprarichiamata, al fine di snellire la preparazione, la gestione e il controllo delle note spese.

Il processo di dematerializzazione

Nel rappresentare il processo di dematerializzazione delle note spese all’Agenzia dell’Entrate, la Società spiega le diverse fasi dello stesso, partendo dalla scannerizzazione del documento cartaceo di spesa da parte dei lavoratori, mediante apposita applicazione installata sullo smartphone aziendale, al trasferimento in un “form”, tramite il supporto del Riconoscimento Ottico dei Caratteri (tecnologia OCR), dei dati contenuti nel documento quali: il nome dell’esercente, la data e l’ora, la città, gli importi e il tipo di giustificativo (es: vitto, taxi etc.). Il “form aziendale” riporterà in modalità analitica tutte le informazioni rilevate dal cartaceo inerenti alle note spese e l’immagine scannerizzata dello stesso. L’instante garantisce che il documento così digitalizzato godrà di caratteristiche quali integrità, immutabilità e leggibilità e sarà archiviato automaticamente a norma di legge. Il documento non sarà quindi più modificabile dal lavoratore dipendente.

La società aggiunge che la coerenza tra documento scannerizzato e informazioni digitalizzate sarà ulteriormente garantita dall’utilizzo di strumenti di Intelligenza Artificiale che ne evidenzieranno eventuali anomalie e da un controllo finale dal responsabile approvatore.

La nota spese e i relativi giustificativi, così processati, verranno archiviati.

Oggetto dell’Istanza

A seguito della descrizione del processo l’Istante chiede all’Ente se, una volta confermata la correttezza della dematerializzazione e archiviazione dei documenti ai sensi dell’art. 4 del D.M. del 17 giugno 2014: (i) i giustificativi cartacei rilasciati ai dipendenti, digitalizzati e allegati alle note spese anch’esse digitalizzate, considerati “documenti originali non unici” possano essere distrutti; (ii) possano essere incluse tra i documenti originali non unici anche le ricevute dei taxi, non documentate da fattura, bensì da mere contabili rilasciate al personale in trasferta al momento del pagamento con carta aziendale, anch’esse dematerializzate tramite procedimento.

La risposta dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia dell’Entrate nel fornire la propria Risposta all’Interpello sottolinea quanto più volte chiarito in passato riguardo alle procedure di dematerializzazione delle note spese prodotte dai dipendenti trasfertisti, ribadendo che in tema di documenti informatici, <<qualsiasi considerazione non può prescindere dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (c.d. ”Codice dell’Amministrazione Digitale” o ”CAD”) e dai relativi decreti attuativi (i DPCM del 22 febbraio 2013, 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014, e il DM del 17 giugno 2014)>>.

A tal riguardo l’Ente afferma che, qualsiasi documento informatico fiscalmente rilevante (definito alla lettera p, art.1 del D.lgs. 82/2005 come <<il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti>>), quali le note spese oggetto dell’interpello in esame, deve possedere, tra le altre, le caratteristiche di immodificabilità, integrità ed autenticità, come riportato nell’art. 2 del D.M. del 17 giugno 2014 e nell’articolo 3 dei D.P.C.M. 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013, fermo restando – aggiunge l’Agenzia delle Entrate – gli ulteriori requisiti, individuati dal DPR n. 917 del 1986 (Tuir), ai fini dell’imputazione di tali spese a costi deducibili.

Solo qualora i documenti informatici presentino le caratteristiche di immodificabilità, integrità ed autenticità richiamati, potranno sostituire completamente gli analogici, con l’ulteriore possibilità di realizzazione dei duplicati ai sensi dell’art. 23-bis del D.lgs. 82.

Rispetto ai giustificativi allegati alle note spese, per cui è richiesto da parte dell’Istante il riconoscimento degli stessi come documenti originali non unici, l’Agenzia delle Entrate rimanda a quanto già espresso nella Risoluzione n. 96 del 21 luglio 2017, affermando che generalmente i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori, tenuti agli adempimenti fiscali, ciò rende gli stessi identificabili in documenti analogici originali non unici, ai sensi della definizione riportata nell’art. 1 Lettera v del CAD.

L’eventualità di poter risalire al contenuto dei giustificativi attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, determina la possibilità di ricorrere alla conservazione elettronica del giustificativo senza necessità dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità delle copie informatiche all’originale (art. 4 D.M. 17 giugno 2014) con conseguente possibilità di completa dematerializzazione e distruzione del documento.

Per quanto riguarda infine, il riconoscimento dei documenti rilasciati ai lavoratori in trasferta dai tassisti come “documenti originali analogici non unici” e spese deducibili, l’Agenzia delle Entrante, non ritiene possano essere ritenuti tali le mere contabili consegnate dal prestatore del servizio a seguito di pagamento elettronico con carta aziendale, bensì per essere considerati documenti analogici non unici e la spesa sostenuta come costo deducibile, sarà necessario il rilascio di una fattura o altro documento fiscale a corredo della contabile da cui si evincano i dati essenziali della spesa effettuata (data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo). Detto ciò, l’Agenzia delle Entrate ricorda che il servizio taxi è soggetto a obbligo di fatturazione su richiesta del committente, ai sensi degli art. 1 e 2 lettera l) del DPR n. 696/1996, e che il rilascio di tale documento fiscale in duplice copia, di cui una conservata dal prestatore, cartacea o elettronica, rende il documento analogico non unico.

Da ultimo l’Ente rammenta, con riferimento ai giustificativi a corredo della nota spese, che qualora gli stessi abbiano natura di documento analogico originale unico, “in quanto non risulta possibile risalire al contenuto tramite altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se presso terzi” sarà necessario l’intervento di un pubblico ufficiale ai fini della corretta dematerializzazione. 

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