Conservazione digitale delle note spese in trasferta: l’Agenzia delle Entrate torna ad esprimersi

L’Agenzia delle Entrate è tornata sul tema della digitalizzazione delle note spese dei lavoratori in trasferta, che sempre più spesso viene predisposta dalle aziende nei loro processi di dematerializzazione. 

Con la risposta ad interpello n. 142/2024, l’autorità fiscale ha ribadito che per ottenere la deducibilità dei costi, ogni documento informatico deve possedere le caratteristiche di immodificabilità, integrità ed autenticità, oltre alle proprietà ordinarie che qualsiasi spesa deducibile deve avere. 

Qualora tutti questi accorgimenti siano effettivamente presenti, è confermato che i documenti cartacei possono essere sostituiti da quelli informatici e che la procedura sia interamente dematerializzata, inteso che i giustificativi di spesa, anche se dematerializzati, devono comunque consentire la verifica dell’esistenza dei requisiti di legge. 

Restano infatti fermi, ricorda l’Agenzia, tutti gli ulteriori requisiti previsti per la deducibilità dei costi – quali inerenza, competenza e congruità, come previsto dal TUIR e dalla prassi ormai consolidata in materia – nonché le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati.