Guida alla Gestione delle Presenze dei Dipendenti in Azienda

Introduzione: Cos’è la Gestione delle Presenze e perché è Importante per le Aziende

La gestione delle presenze è un processo fondamentale per le aziende al fine di monitorare e tracciare, con il supporto di un apposito registro (c.d. cartellino presenze), l’orario lavorativo delle proprie risorse; ovvero l’effettiva presenza dei dipendenti o meno dal luogo di lavoro.
L’obiettivo principale della gestione delle presenze è quello di garantire il rispetto, da parte dei dipendenti assunti, allo svolgimento delle effettive ore di lavoro, così come definite contrattualmente.
Sono tante le realtà aziendali che ad oggi esternalizzano tale processo.
“HR Capital” infatti, supporta le aziende in tali processi in quanto composta al suo interno da un team di esperti in materia payroll, amministrazione del personale e consulenza del lavoro; personale atto a gestire e a soddisfare le esigenze di ogni cliente.
L’azienda, con l’aiuto di HR Capital, effettua un controllo sull’accuratezza di ogni registrazione effettuata, in modo che ci sia conformità con la normativa di legge; che venga garantita e rispettata un’adeguata pianificazione della forza lavoro e al contempo, che sia assicurata una corretta compensazione ai dipendenti per il tempo lavorato.

Come si rilevano le presenze: cosa dice la legge

Una corretta compilazione delle presenze è indispensabile per redigere fedelmente il foglio presenze del libro unico del lavoro (“LUL”), come previsto dal Decreto-Legge n. 133/2008 convertito dalla Legge n. 133/2008 e successive modifiche.
La sezione del LUL attinente alle presenze mensili deve essere redatta indicando, rispetto a tutti i lavoratori dipendenti in forza, il numero di ore giornaliere, le ore di lavoro straordinario e supplementare ed eventuali assenze, quali malattia, infortunio, gravidanza, ferie, permessi, etc.
La corretta compilazione delle variabili sul cedolino paga è fondamentale, in quanto essa incide sul calcolo della retribuzione mensile spettante ai lavoratori: per questo motivo la legge richiede che debbano essere indicati correttamente tutti gli eventi che intercorrono nel rapporto di lavoro, anche al fine di un corretto calcolo della retribuzione spettante al lavoratore. Difatti, l’errata compilazione del LUL espone il datore di lavoro a sanzioni amministrative e al rischio di contenzioso con i lavoratori.
Gli strumenti di rilevazione delle presenze non sono soggetti agli obblighi di accordo preventivo con le O.O.S.S. sindacali, come previsto dall’art. 4 comma 2 della Legge n. 300/1970.

Metodi per rilevare le presenze dei dipendenti in modo efficace

Ciascuna azienda può decidere di utilizzare differenti metodologie e sistemi di rilevazione delle presenze al fine di garantirne il controllo, tra cui:

1. Terminale virtuale: gli orari di entrata e uscita vengono registrati mediante timbrature su dispositivi come orologi digitali ad accesso controllato;
2. Lettori di badge con tecnologie RDIF (125 KHz) o MiFare (13.56 MHz): sono consegnate ad ogni dipendente il giorno dell’ingresso associando il loro profilo ad un codice univoco. In questo modo è possibile timbrare scansionando, ovvero avvicinando semplicemente il badge o carta magnetica all’apposito lettore;
3. App mobile: scaricabili direttamente sul proprio smartphone che permettono la timbratura online accedendo con le proprie credenziali personali (nome utente e password);
4. Biometria: l’identificazione biometrica, come l’impronta digitale o il riconoscimento facciale, consente di registrare le presenze in maniera accurata.

HR Capital può supportare le aziende nella scelta del metodo con un’attenta valutazione, in primis, rispetto alle dimensioni dell’azienda, le esigenze specifiche e la disponibilità di risorse; ed inoltre, va ad assicurarsi che ogni azienda cliente, che si affidi al suo team di esperti, si doti di un sistema di gestione delle presenze preciso, affidabile e conforme alle leggi locali sul lavoro e alla politica aziendale.

Le Basi della Gestione delle Presenze: Utilizzo del Foglio Presenze e del Registro Presenze

Le Aziende sono tenute a documentare l’attività dei propri dipendenti tramite il LUL (Libro Unico del Lavoro) entrato in vigore nel 2008 in sostituzione del libro paga.
HR Capital può fornire ad ogni sua azienda cliente un foglio presenze standard in modo tale da raccogliere i dati che verranno inviati all’Addetto Payroll del team per la corretta elaborazione del cedolino.
L’azienda deve occuparsi della compilazione del foglio presenze di ciascun dipendente interno; in questo modo la timbratura dei dipendenti e la correlata gestione dell’orario di lavoro (nello specifico viene rilevata l’ora di inizio e di fine della giornata e, in molti casi, anche quello delle pause intermedie) con annesse ferie, malattie, permessi e qualunque altro tipo di assenza verranno accuratamente registrate e quadrate secondo l’orario teorico previsto dallo specifico contratto di lavoro.
Con la corretta compilazione del cartellino presenze sarà possibile estrarre dei report sui singoli giustificativi che evidenziano eventuali punti che andrebbero monitorati; l’azienda potrà variare così di volta in volta la strategia operativa e organizzativa da applicare.
Il cliente verrà continuamente supportato alla corretta elaborazione del foglio presenze, grazie al team dedicato Hr Generalist di HR Capital secondo le specifiche normative previste per ciascuna variabile inserita.

Come compilare correttamente un registro delle presenze dei dipendenti

La compilazione del registro dell’orario di lavoro dei dipendenti deve avvenire quotidianamente, in questo modo si può tenere traccia delle entrate e uscite dal luogo di lavoro, compatibilmente con gli accordi intercorsi tra datore di lavoro e singolo lavoratore.
HR Capital può fornire gli strumenti necessari per tenere traccia delle presenze dei dipendenti e delle ore di lavoro attraverso un registro delle presenze mensili. Significa così avere a disposizione uno strumento utile per migliorare la gestione della specifica impresa e, allo stesso tempo, rispondere alle esigenze dei lavoratori, fornendo loro una prova delle ore effettivamente lavorate.
Le normative sul registro del personale possono variare da paese a paese; i team di HR Capital sono in continuo aggiornamento al fine di supportare i propri clienti alla loro corretta applicazione, stando al passo con le novità.

Come creare un foglio di calcolo mensile per la gestione delle ore lavorate dai dipendenti

Considerando che annotare le presenze su fogli cartacei può risultare poco pratico e impreciso, è possibile utilizzare diverse alternative che semplificano e velocizzano l’intero processo. Tra queste, molte organizzazioni optano per l’utilizzo del foglio presenza Excel o di Google Sheets.
HR Capital utilizza, in particolare, il foglio presenza Excel per assistere le sue aziende clienti nel processo di monitoraggio dell’assenteismo e delle malattie dei dipendenti così come per il calcolo delle ore straordinarie e delle ferie retribuite.
Informando i lavoratori e rispettandoli sulla base delle norme relative al trattamento dei dati personali, le ore di assenza per malattia e le ore eccedenti l’orario di lavoro verranno accuratamente monitoratee gestite dall’azienda ai fini organizzativi e di pianificazione interna.

Vantaggi dell’Automatizzazione della Gestione delle Presenza con un Software Apposito

HR Capital può aiutare le aziende ad automatizzare la gestione delle ore lavorative delle proprie risorse interne con un appropriato software gestionale presenze, che sostituisce il tradizionale foglio delle presenze manuale.
Tale gestionale dei dipendenti può fornire un’ampia gamma di vantaggi alle organizzazioni:

• precisione e monitoraggio dei dati delle presenze in tempo reale sia lato azienda, sia lato dipendente;
• risparmio nei tempi rispetto alla rilevazione manuale dei dati e risparmio nei costi soprattutto a livello amministrativo;
• maggiore conformità rispetto alle leggi e alle normative sul lavoro;
• personalizzazione e flessibilità rispetto alle regole di rilevazione delle presenze specifiche di un’organizzazione;
• analisi dei dati rilevati, in modo da poter identificare, ad esempio, le tendenze di presenza o ottimizzare la programmazione della forza lavoro;
• maggiore sicurezza, riducendo così il rischio di frodi di orario o di timbrature non autorizzate.

Un esempio attuale di dispositivo elettronico per monitorare le ore di effettiva presenza in azienda e che ingloba i benefici su descritti è rappresentato dall’ “orologio timbratura digitale”. Tale strumento si identifica attraverso metodi di autenticazione biometrica o l’utilizzo di carte o badge RFID (Radio-Frequency Identification).

Come Migliorare l’Efficienza nella Gestione delle Presenza dei Dipendenti in Azienda

HR Capital utilizza per le sue aziende clienti un sistema di registrazione degli orari di lavoro digitalizzato, in modo il processo è reso maggiormente efficiente e preciso.
I vantaggi derivanti dal monitoraggio delle presenze e annesse assenze dei dipendenti sono vari. Tra tutti sicuramente principale attenzione va posta al miglioramento della produttività delle risorse interne, ottenuto mediante un’ottimizzazione della pianificazione del personale. Conoscere in anticipo chi si assenterà, soprattutto per periodi medio/lunghi, permetterà di organizzare i carichi di lavoro dando attenzione a tutte le risorse dell’organizzazione, le quali attraverso il coinvolgimento e il confronto aumenteranno il rendimento finale, con un ottimale raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Conclusioni: Ottimizza la Gestione delle Presenze dei Dipendenti con un Approccio Moderno e Digitale

Per ottimizzare la gestione delle presenze con un approccio moderno e digitale ciascuna azienda può sicuramente adottare i sistemi automatizzati sopracitati, che indubbiamente snelliscono e rendono più proficua la gestione delle presenze.
L’obiettivo di tali sistemi è raggiungibile, sicuramente affidandosi ad un team di esperti del settore come HR Capital, in grado di organizzare e coordinare il flusso di lavoro e di informazioni e, capace di fornire una formazione continua alle aziende clienti sulle novità in materia di diritto e consulenza del lavoro, pronti a soddisfare ogni tipo di esigenza specifica del cliente e dei propri dipendenti.
Il confronto continuo e i frequenti feedback tra i vari team presenti in HR Capital e le aziende clienti potranno aiutare l’azienda a innovarsi e migliorarsi continuamente.